TIETOSUOJALAUSUNTO
TILI- JA LAKIPALVELUT FIDENSA OY:N TIETOSUOJA PÄHKINÄNKUORESSA
Tässä tietosuojalausunnossa kuvataan, miten Tili- ja lakipalvelut Fidensa Oy käsittelee asiakkaiden ja potentiaalisten asiakkaiden henkilötietoja ja toteuttaa tietosuoja-asetuksen artiklojen 13 ja 14 edellytysten mukaista läpinäkyvää informointia.
Keräämme henkilötietoja, kun otat meihin yhteyttä Tili- ja lakipalvelut Fidensa Oy:n kotisivujen yhteydenottolomakkeen kautta, kun teemme tarjoamiemme palvelujen hoitamiseksi sähköisen valtakirjan ja kun laskutamme yritystäsi. Käsittelemme henkilötietoja myös tarjoamiemme palvelujen kautta.
Keräämämme tiedot ovat sellaisia, joita annat itse yhteydenottolomakkeen kautta tai tarjoamiemme palveluiden hoitamiseksi.
Käsittelemme henkilötietojasi tarjotessamme sinulle asiakaspalvelua ja lähettäessämme asiakasviestintää.
Kunnioitamme yksityisyydensuojaasi kaikessa suorittamassamme käsittelyssä. Emme käsittele sinuun yhdistettävissä olevia tietoja, ellei se ole välttämätöntä käsittelyn tarkoitusten toteuttamiseksi. Poistamme tiedot kun ne evät ole enää tarpeen käyttötarkoituksiamme varten.
Voit itse vaikuttaa siihen, miten käsittelemme henkilötietojasi. Kerromme sinulle oikeuksistasi rekisteröitynä kohdassa 11 ja siitä, miten voit niitä käyttää.
1. REKISTERINPITÄJÄ
2. YHTEYSHENKILÖ
3. MITÄ HENKILÖTIETOJASI KÄSITTELEMME?
4. ONKO TIETOJA PAKKO ANTAA?
5. MISTÄ HENKILÖTIETOJASI KERÄTÄÄN?
6. MITÄ TARKOITUKSIA VARTEN HENKILÖTIETOJASI KERÄTÄÄN JA KÄSITELLÄÄN?
7. MITKÄ OVAT KÄSITTELYN OIKEUSPERUSTEET?
8. MILLE TAHOILLE SIIRRÄMME TAI LUOVUTAMME HENKILÖTIETOJA?
9. MITEN KAUAN SÄILYTÄMME TIETOJASI?
10. REKISTERÖIDYN OIKEUDET: MITEN VOIT VAIKUTTAA HENKILÖTIETOJESI KÄSITTELYYN?
11. OIKEUS VASTUSTAA HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYÄ
12. OIKEUS TEHDÄ VALITUS VALVONTAVIRANOMAISELLE
13. MITEN HUOLEHDIMME HENKILÖTIETOJESI TURVALLISUUDESTA?
1. REKISTERINPITÄJÄ
Tili- ja lakipalvelut Fidensa Oy Oy (jäljempänä ”Fidensa Oy”)
Y-tunnus: 2702127-4
Osoite: Tasanteenkatu 64 C 10, 33610 TAMPERE
2. YHTEYSHENKILÖ
Hannu Tanskanen
c/o Tili- ja lakipalvelut Fidensa Oy
Sähköposti: info@fidensa.fi
Rekisteröidyn oikeuksia koskevissa asioissa katso kohta 10.
3. MITÄ HENKILÖTIETOJASI KÄSITTELEMME?
Käsittelemme rekisterissä seuraaviin tietoryhmiin liittyviä tietoja ja niiden muutostietoja:
Rekisteröityneet asiakkaat
• Etu- ja sukunimi
• Yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
• Yrityksen nimi
• Rekisteröidyn työnantajaa sekä asemaa tai tehtävää yhteisössä koskevat tiedot, kun rekisteröity edustaa yhteisöä
• Syntymäaika ja henkilötunnus tarvittaessa
Asiakkuuteen liittyvät tiedot
• Yrityksen y-tunnus
• Työntekijöiden ja asiakkaiden henkilötiedot
• Palvelusopimuksen mukaiset tilitoimistopalvelut
4. ONKO TIETOJA PAKKO ANTAA?
Tarvitsemme verkkosivuston tai muuta kautta kerättyjä henkilötietojasi (perustiedot ja asiakkuuteen liittyvät tiedot) palvelusopimuksen täytäntöönpanemiseksi.
Tiettyjen henkilötietojen antamatta jättäminen voi johtaa siihen, että emme voi tehdä kanssasi palvelusopimusta emmekä näin ollen suorittaa kanssasi sovittuja palveluita.
5. MISTÄ HENKILÖTIETOJASI KERÄTÄÄN?
Keräämme henkilötietojasi erityisesti sinulta itseltäsi, kun annat tietoja asioidessasi Fidensa Oy:n kanssa. Voit antaa itsestäsi tietoja esimerkiksi tarjouspyynnön yhteydessä tai Fidensa Oy:n muiden palveluiden käyttämisen yhteydessä.
6. MITÄ TARKOITUKSIA VARTEN HENKILÖTIETOJASI KERÄTÄÄN JA KÄSITELLÄÄN?
Käsittelemme henkilötietojasi asiakassuhteen hoitamiseen, hallinnointiin, ja kehittämiseen. Tarvitsemme henkilötietojasi palveluidemme toteuttamiseen, kuten ilmoitusten tekemiseen ja laskutukseen.
Käsittelemme henkilötietoja myös asiakasviestinnän toteuttamiseksi.
7. MITKÄ OVAT KÄSITTELYN OIKEUSPERUSTEET?
7.1 Oikeutettu etu
Oikeutemme käsitellä henkilötietojasi perustuu osin asiakassuhteen synnyttämään oikeutettuun etuun. Käsittelemme tietojasi esimerkiksi palvelujen tarjoamiseksi ja informaation lähettämiseksi siinä määrin kuin se on tarpeellista näiden toimenpiteiden suorittamiseksi.
Olemme arvioineet tietosuojalainsäädännön ja viranomaisohjeistusten edellyttämällä tavalla, että sinun etusi, perusoikeutesi tai vapautesi eivät syrjäytä tätä oikeutettua etuamme käsitellä henkilötietojasi. Voit halutessasi käyttää tämän selosteen kohdissa 11 ja 12 kuvattuja oikeuksiasi, mikäli haluat vastustaa tai rajoittaa suorittamaamme henkilötietojen käsittelyä.
7.2 Sopimus
Käsittelemme henkilötietojasi sinun ja Fidensa Oy:n välillä syntyneen sopimuksen täytäntöön panemiseksi sekä sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi pyynnöstäsi. Sinun ja Fidensa Oy:n välillä syntyy sopimus, kun hyväksyt Fidensa Oy:n suullisen tai kirjallisen sopimuksen ehdot ja alat käyttää palveluitamme.
7.3 Suostumus
Käsittelemme henkilötietojasi suostumuksen perusteella siltä osin, kuin pyydämme suostumustasi palkkahallinnon palveluiden toteuttamiseksi kirjallisesti.
Sinulla on oikeus peruuttaa suostumuksesi henkilötietojen käsittelyyn milloin tahansa ottamalla yhteyttä kohdassa 2 mainittuun yhteyshenkilöön.
7.4 Lakisääteinen velvoite
Käsittelemme henkilötietojasi lakisääteisten velvoitteidemme noudattamiseksi, kun siirrämme tietojasi veroviranomaiselle ja käsittelemme tietoja kirjanpitovelvoitteiden noudattamiseksi.
8. MILLE TAHOILLE SIIRRÄMME TAI LUOVUTAMME HENKILÖTIETOJA?
Luovutamme henkilötietoja kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa. Luovutamme tarpeen tullen henkilötietoja tahoille, joilla lainsäädännön mukaan on oikeus tietojen saantiin, kuten toimivaltaisille viranomaisille.
9. MITEN KAUAN SÄILYTÄMME TIETOJASI?
Säilytämme henkilötietoja niin kauan kuin se on tarpeen henkilötietojen käsittelyn tarkoitusten kannalta tai sopimusvelvoitteidemme sekä lakisääteisten velvollisuuksiemme noudattamiseksi.
• Säilytämme asiakastietoja 6 vuotta sen kalenterivuoden päättymisestä, jolloin asiakkaalle on viimeksi suoritettu tilitoimistopalveluita.
10. REKISTERÖIDYN OIKEUDET: MITEN VOIT VAIKUTTAA HENKILÖTIETOJESI KÄSITTELYYN?
Tietosuojalainsäädäntö takaa sinulle oikeuksia, jotka on kuvattu alempana. Nämä oikeudet vahvistavat yksityisyydensuojaasi ja antavat sinulle mahdollisuuden kontrolloida omien henkilötietojesi käsittelyä.
Toimitamme sinulle ilman aiheetonta viivytystä ja viimeistään kuukauden kuluessa yhteydenotostasi tiedot toimenpiteistä joihin olemme ryhtyneet oikeuksiesi toteuttamiseen liittyvien pyyntöjen johdosta.
Jos esität useita pyyntöjä tai jos pyyntösi on erityisen monimutkainen, voimme tarpeen mukaan jatkaa vastauksen määräaikaa enintään kahdella kuukaudella. Ilmoitamme sinulle erikseen tällaisesta viivästymisestä.
Voit esittää tässä kohdassa 10 kuvattua oikeutta koskevan pyynnön postitse, sähköpostitse tai puhelimitse.
Yhteystiedot rekisteröidyn oikeuksien toteuttamiseen Fidensa Oy:llä:
Posti: Tili- ja lakipalvelut Fidensa Oy, Tasanteenkatu 64 C 10, 33610 Tampere
Sähköposti: info@fidensa.fi
Puhelin: 045-6421130
Ollessasi yhteydessä sähköpostitse, merkitse viestin aihekentän alkuun ”Tietosuoja”.
Huomaathan, että voimme tarpeen mukaan pyytää sinulta tarkentavia tietoja, jotka ovat tarpeen henkilöllisyytesi vahvistamiseksi.
10.1 Oikeus saada pääsy tietoihin
Sinulla on oikeus saada meiltä vahvistus siitä, käsitelemmekö sinua koskevia henkilötietoja. Sinulla on lisäksi oikeus saada pääsy itseäsi koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus saada tietosuoja-asetuksen mukaiset tiedot henkilötietojen käsittelystä.
Kun käytät oikeuttasi saada pääsy tietoihin, toimitamme jäljennöksen käsittelemistämme henkilötiedoistasi. Jos esität pyynnön sähköisesti, toimitamme tiedot yleisesti käytetyssä sähköisessä muodossa, ellet erityisesti pyydä muuta toimitustapaa jonka voimme kohtuudella toteuttaa.
Voimme periä hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun, jos pyydät useampia jäljennöksiä tai jos esität pyyntöjä toistuvasti.
Emme voi antaa sinulle tietoja, jotka voisivat paljastaa liikesalaisuuksia tai loukata toisen henkilön oikeuksia tai vapauksia. Emme esimerkiksi luovuta muiden henkilöiden henkilötietoja pyynnöstäsi huolimatta.
10.2 Oikeus tietojen oikaisemiseen
Sinulla on oikeus pyytää meitä oikaisemaan itseäsi koskevat epätarkat ja virheelliset tiedot ilman aiheetonta viivytystä. Sinulla on lisäksi oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä toimittamalla meille lisäselvitystä.
10.3 Oikeus tietojen poistamiseen
Sinulla on oikeus pyytää meitä poistamaan itseäsi koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä, jos:
• henkilötietojasi ei enää tarvita niihin tarkoituksiin joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin (esimerkiksi jos henkilötietojasi ei enää tarvita asiakashallintaan tai muihin vastaaviin tarkoituksiin);
• vastustat henkilötietojesi käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella eikä käsittelyyn ole olemassa perusteltua syytä;
• olemme käsitelleet henkilötietojasi lainvastaisesti;
tai
• henkilötietosi on poistettava meihin sovellettavan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.
10.4 Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
Sinulla on oikeus siihen, että rajoitamme henkilötietojen käsittelyä siten, että henkilötietoja saa säilyttämisen lisäksi käsitellä ainoastaan erillisellä suostumuksellasi tai oikeudellisen vaateen esittämiseksi, laatimiseksi tai puolustamiseksi taikka toisen henkilön oikeuksien suojaamiseksi jos:
• kiistät henkilötietojesi paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan tietojen paikkansapitävyyden varmistamisen ajaksi;
• henkilötietojesi käsittely on lainvastaista, mutta vastustat henkilötietojesi poistamista ja vaadit sen sijaan henkilötietojesi käytön rajoittamista;
• emme tarvitse enää henkilötietojasi tämän selosteen kohdassa 6 kuvattuihin käsittelyn tarkoituksiin, mutta sinä tarvitset niitä oikeudellisen vaateen esittämiseksi, laatimiseksi tai puolustamiseksi;
tai
• olet vastustanut henkilötietojesi käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella ja odotat sen toteamista, syrjäyttävätkö meidän oikeutetut perusteemme sinun vastustamisesi perusteet.
11. OIKEUS VASTUSTAA HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYÄ
Sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella, jos käsittelylle ei ole olemassa perusteltua syytä.
12. OIKEUS TEHDÄ VALITUS VALVONTAVIRANOMAISELLE
Sinulla on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, Suomessa tietosuojavaltuutetulle, jos katsot, että henkilötietojesi käsittelyssä on loukattu tietosuojalainsäädäntöön ja erityisesti tietosuoja-asetukseen perustuvia oikeuksiasi.
13. MITEN HUOLEHDIMME HENKILÖTIETOJESI TURVALLISUUDESTA?
Henkilötietojen asianmukainen suojaaminen on meille äärimmäisen tärkeää. Keräämme tiedot tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.
Tietosuojalausunto päivitetty 5.6.2018